UPU

Numériser la coopération au développement

Lorsque la pandémie a éclaté, mettant fin aux déplacements dans les Pays-membres, il est devenu crucial de trouver une solution numérique, tant pour la Direction du développement et de la coopération (DCDEV) que pour les Pays-membres de l’UPU, afin de ne pas voir s’éloigner les objectifs de renforcement des capacités. La DCDEV a fait de ce défi une opportunité et a ainsi stimulé la participation grâce à des méthodes de travail novatrices.

La fin du cycle approchait et la DCDEV devait donc trouver une solution pour les missions de suivi, les ateliers de clôture et les séminaires, avec possibilité d’interprétation simultanée, explique Pooran Parampath, expert «Formation» au Bureau international de l’UPU, qui a dirigé la mise en œuvre de la solution de formation en ligne.

Pendant quatre mois, l’UPU s’est documentée sur les solutions en ligne que d’autres institutions des Nations Unies utilisent, puis a sélectionné la plate-forme dont la mise en œuvre était la moins exigeante sur le plan technique, ce qui permettait de la déployer dans la plupart des régions. Une phase pilote a ensuite été lancée, avant de mettre en œuvre le produit, avec deux bénéfices escomptés: économies et plus grand rayonnement.

M. Parampath précise: «Cet outil nous a permis d’ajuster nos processus de formation et d’administrer efficacement tous les sous-processus en ligne», ce qui inclut la création d’événements, la gestion des participants et des interprètes, sans oublier l’enregistrement des sessions. «Grâce à cette solution, nous avons donc pu continuer à proposer des formations à nos membres de manière fluide, où qu’ils se trouvent et quelle que soit la langue qu’ils parlent», précise-t-il.

Adaptations éclair

La transition vers le nouveau processus n’allait pas sans son lot de défis à relever.

«Dans une salle de classe, il est plus facile d’avoir des discussions libres, avec des niveaux élevés de participation active, moins de distraction et un niveau de confort général, par rapport à une solution en ligne», ajoute M. Parampath.

L’UPU devait trouver comment simuler les formations physiques pour créer un environnement en ligne qui permette interactions et contributions fructueuses.

«Nous commencions par les présentations, puis enchaînions sur des activités ‹brise-glace›. Nous exploitions au maximum la fonctionnalité de conversation, prévoyions des discussions en petits groupes et des petites pauses-café. Bien sûr, nous avions également prévu une fonction de partage des présentations et une foire aux questions et nous ponctuions les sessions de courtes vidéos pour les rendre intéressantes», poursuit-il.

Pourtant, la transition vers la plate-forme en ligne n’a pas toujours été facile. Selon M. Parampath, certains utilisateurs ont fait de la résistance. Cependant, comme cela a été largement le cas pendant la pandémie, les participants ont fini par s’adapter et leurs retours ont permis de rendre les formations plus conviviales.

M. Parampath raconte par exemple que les participants ont demandé à pouvoir afficher les intervenants dans plusieurs fenêtres, ce qui a été inscrit à la liste des priorités; aussi la fonction a-t-elle été testée puis mise en œuvre rapidement.

«Nous étions étonnés de la vitesse à laquelle nous avons pu modifier nos processus internes pour garantir la continuité de nos programmes de formation sans bouleverser les différentes étapes des projets», dit-il.

Résultats améliorés

En mettant les programmes en ligne, l’UPU a pu animer plus de 40 sessions de formation dans les régions Europe et Communauté des États indépendants, arabe, Amérique latine et Afrique, précise M. Parampath.

Non seulement les missions et formations ont été maintenues, mais elles ont réuni davantage de participants.
Comme l’unique prérequis pour les suivre était de disposer d’une connexion stable à Internet, dans de nombreux cas, on a enregistré entre 20 et 60% de participants en plus que pour les sessions physiques.

«Auparavant, nous ne pouvions attribuer des bourses qu’à un ou deux participants par pays, à cause des contraintes budgétaires, explique M. Parampath. Avec cette solution, des équipes entières ont pu suivre les réunions et en profiter, avec des conséquences minimes sur le budget.»

Par exemple, en 2018, l’UPU avait proposé des bourses à 31 participants pour l’atelier de clôture du programme de l’UPU de préparation opérationnelle pour le commerce électronique pour la région arabe, tenu physiquement en Tunisie. En 2020, 52 personnes ont participé à l’atelier organisé sur la plate-forme en ligne, soit une hausse d’environ 40%. Des résultats similaires ont aussi été constatés dans d’autres régions.

De plus, la solution de formation a permis à la DCDEV d’économiser et donc de faire davantage avec son budget alloué.

«Nous avons pu raccourcir les délais de certaines activités, étant donné que certains sous-processus n’étaient plus nécessaires. Dans l’ensemble, nous avons pu gagner du temps et de l’argent, tout en mettant en œuvre les activités prévues», souligne-t-il.

Le projet interrégional de renforcement des capacités de la DCDEV pour la sécurité postale l’a une nouvelle fois démontré.

Un indicateur clé de performance consistait en la formation, via des ateliers et des cours à distance, de 45 employés des services de sécurité d’opérateurs postaux pour leur permettre de réaliser des examens de sécurité dans leurs régions. En 2019 et au début de 2020, ces formations avaient été organisées tant physiquement qu’à distance. Puis, pendant la pandémie, elles ont pu continuer grâce à la solution en ligne.

Selon M. Parampath, la réalisation de cet indicateur a stimulé les résultats obtenus pour d’autres indicateurs clés de performance, dont par exemple la création d’un vivier régional de spécialistes qualifiés en sécurité pour l’Amérique latine et les Caraïbes. Cela a apporté une autosuffisance indispensable pour les examens de sécurité dans ces régions, affirme-t-il. L’opération a également favorisé la réalisation des audits pilotes de sécurité, qui sont passés de deux à quatre dans les régions Amérique latine et Caraïbes.

Enseignements à retenir

M. Parampath indique que le processus a apporté à l’équipe de nombreux enseignements qui se révèleront précieux si l’évolution de la pandémie permet d’organiser davantage de formations physiques.

«La première chose que nous avons apprise, c’est qu’aucune solution en ligne ne peut remplacer à 100% une formation en face à face. Cela étant, nous avons d’autres leçons à retenir, que nous pourrons traduire dans un modèle hybride pour nos membres: il est important de créer un environnement en ligne propice, de sorte que les participants en viennent presque à oublier les outils et se sentent suffisamment à l’aise pour interagir et échanger comme s’ils étaient face à face», ajoute-t-il.

La solution en ligne s’est révélée inestimable. Elle a permis à l’UPU de continuer à former ses membres et de rester efficacement sur la lancée instaurée en travaillant dur avant la pandémie.

Le mot de la fin revient à M. Parampath: «Sans cette solution, toutes les activités auraient été suspendues, ce qui aurait eu des conséquences négatives pour les pays bénéficiaires qui participent aux différents projets de renforcement des capacités.»

Cet article est paru dans le numéro de de printemps 2022 du magazine Union Postale.

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